Учёт использованных и не использованных отпусков, соответственно с законами РФ и труд. соглашением, ведется в конфигурации “1С: Зарплата и управлении персоналом 8”. При рассмотрении права на отпуск в “1С: ЗУП 8” учитываются базовые отпуска, которые оформляются каждый год и дополнительные.
В статье мы рассмотрим все вопросы, связанные расчетом остатков отпусков в 1С, а именно:
Установка длительности отпуска
Отпуск стандартно устанавливается 28 дней. Существуют классы работников, для которых длительность отпуска возможно указать вручную более стандартной.
- лица младше 18 лет;
- работники образовательных организаций;
- сотрудники прокуратуры и другие.
Как в 1С оформить дополнительный отпуск
Это возможно сделать для всего штата и каждому работнику индивидуально. Также фиксируются права на дополнительные отпуска, которые предусматриваются законодательством и локальными актами организации.
В настройках дополнительные отпуска отмечается его продолжительность и какие работники могут им воспользоваться. Основополагающим фактором является длительность работы на предприятии.
Все параметры указываются во вкладке “Отпуск”. Если организация не новая, в про-мме отмечается информация об остатке отпуска. Высчитывается длительность уже использованного отпуска. Данные об отпусках возможно ввести в разрезе рабочих лет. Остаток отпуска рассчитывается с учётом уже использованного отпускного времени.
Как посмотреть остаток отпуска сотрудника в 1С ЗУП
По каждому работнику можно проверить остаток отпуска. Для этого нужно создать отчет по его отпускам в документе “Отпуск”.
Во время планирования отпусков в про-мме можно построить график в одноименном документе “График” и готовить фактические отпуска и их переносы.
Также в “1С: ЗУП 8” возможно анализировать исполнение графика отпусков.
Расчет и выплата отпускных
Расчёт отпускных в документе “Отпуск” также можно производить начисление заработной платы за дни и месяцы перед отпуском. Также материальную помощь к отпуску.
Выплату отпускных и зарплаты возможно проводить в межрасчётный период (можно сделать из док-та “Отпуск”) или с авансом.
Если у вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С ЗУП, задавайте их в комментариях. Наши специалисты с удовольствием на них ответят.
Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" продолжает расширять свои возможности. Начиная с выхода версии 2.5.8 в программе можно вести управленческий и регламентированный учет неиспользованных дней отпусков работников, а также автоматически вычислять остаток отпуска при увольнении работника. О том, как именно ведется в программе учет остатков отпусков, рассказывает в данной статье А.В. Ярвельян (ЗАО "Си Дата").
Нормативное регулирование
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.
Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.
Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.
Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.
Начиная с версии 2.5.8 конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.
Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.
Регламентированный учет
Виды используемых ежегодных отпусков объявляются в одноименном справочнике. Количество видов ежегодных отпусков не ограничено и остается на усмотрение пользователя. Однако, нужно отметить, что заполнять справочник стоит только теми видами отпусков, которые реально используются в организациях предприятия.
Для каждого вида отпуска можно настроить способ расчета оставшихся неиспользованных дней отпуска (по рабочим или календарным дням) и указать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в течение года (см. рис. 1).
Рис. 1
На дополнительные отпуска могут иметь право не все работники предприятия, более того, на предприятии может существовать несколько видов отпусков и право работников на их использование может зависеть от различных критериев. В конфигурации реализована возможность определить список "доступных" отпусков для каждой должности организаций и указать для каждого вида отпуска его продолжительность применительно к этой должности. Заполнить этот список можно на закладке "Ежегодные отпуска" формы справочника "Должности организаций". В список необходимо добавлять только те виды отпусков, продолжительность которых для работников данной должности отличается от указанной в справочнике "Виды ежегодных отпусков". В частности, если дополнительный отпуск предоставляется ограниченному количеству категорий работников, в справочнике "Виды ежегодных отпусков" удобно оставить величину продолжительности отпуска не заполненной, а для конкретных должностей указать реальную продолжительность. Если же дополнительный отпуск используется большинством работников, то в справочнике "Виды ежегодных отпусков" целесообразно указать его продолжительность, а для должностей, которым такой отпуск не положен, в справочнике "Должности" оставить продолжительность этого отпуска пустой.
При регистрации отпусков используются виды расчета из плана видов расчета "Основные начисления организации". Каждому виду расчета здесь можно сопоставить вид ежегодного отпуска, заполнив группу реквизитов "Ежегодные отпуска" на закладке "Использование" (см. рис. 2). Предполагается, что предопределенному виду расчета "Оплата отпуска по календарным дням" будет сопоставлен вид ежегодного отпуска, соответствующий основному ежегодному отпуску. Программа позволит сопоставить основной ежегодный отпуск другому виду расчета, например оплате отпуска по шестидневке, но при этом следует понимать, что это нарушает условия корректности работы алгоритмов.
Рис. 2
Для видов расчета, описывающих дополнительные отпуска, на закладке "Время" формы вида расчета должен быть установлен вид времени "Неотработанные полные смены, а также командировки", а в качестве вида времени по классификатору должен быть указан предопределенный элемент "Классификатора использования рабочего времени" "Дополнительный отпуск". Такие настройки необходимы для оформления кадровых приказов на дополнительный отпуск, а также для корректного расчета и учета времени отпуска.
Кроме вышеприведенных настроек, а также вида ежегодного отпуска, все остальные реквизиты вида расчета, описывающего дополнительный отпуск, чаще всего совпадают с реквизитами вида расчета, соответствующего основному ежегодному отпуску.
Виды расчета, предназначенные для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска, относятся к плану видов расчета "Дополнительные начисления организации". В системе введены шесть предопределенных видов расчета, соответствующих компенсациям отпусков при увольнении и без увольнения, удержаниям за неотработанные дни отпуска, рассчитываемым по календарным дням или из расчета шестидневной рабочей недели. Расширить список видов расчета для компенсации отпуска пользователь не может.
Для всех видов расчета, описывающих компенсации неиспользованных отпусков (удержания за отпуск, использованный авансом), необходимо в разделе "Компенсации ежегодных отпусков" на закладке "Использование" отметить, что это компенсация отпуска и указать вид ежегодного отпуска, остаток которого будет компенсирован (см. рис. 3). В данный момент предусмотрена компенсация только основного ежегодного отпуска.
Рис. 3
Порядок расчета остатков для основного ежегодного отпуска система автоматически настроит при обновлении информационной базы до релиза 2.5.8 и выше. Однако условием успешного обновления является то, чтобы в информационной базе был заполнен регламентированный производственный календарь за все годы, по которым в программе есть отпуска. Для дополнительных же отпусков, после того, как все подготовительные настройки выполнены, необходимо перепровести все документы "Отпуска организаций", "Начисление отпуска работникам организаций" и "Расчет при увольнении работника организаций". При этом произойдет наполнение регистра накопления "Фактические отпуска организаций", влияющего на расчет остатков отпусков.
Актуальные на текущий момент остатки отпусков можно увидеть с помощью отчета "Регламентированные отпуска сотрудника", который формируется из карточки сотрудника с помощью одноименной команды меню "Печать".
Остатки отпусков изменяются при проведении документов "Отпуска организаций", "Начисление отпуска работникам организаций" и "Расчет при увольнении работника организаций". Во всех этих документах при заполнении реализовано автоматическое заполнение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Следует отметить, что, поскольку документы "Отпуска организаций" и "Начисление отпуска работникам организаций" регистрируют, фактически, одно и то же событие - предоставление отпуска работнику, то при проведении документа "Начисление отпуска работникам организаций" система анализирует существующие кадровые документы по отпускам данного работника и, если находит документ с пересекающимся периодом отпуска, то расчетный документ движения по регистру не делает.
Следует напомнить, что основной задачей описываемого механизма, является автоматический расчет остатка отпуска работника при увольнении. В документе "Расчет при увольнении работника организации" при выборе работника и приказа об увольнении автоматически рассчитывается количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (или количество неотработанных дней отпуска). Отчет, позволяющий проверить правильность расчета (см. рис. 4), можно получить с помощью кнопки открытия рядом с числом дней отпуска.
Рис. 4
Как уже говорилось, система позволяет автоматически рассчитать количество неиспользованных дней только одного вида отпуска. Однако, в случае наличия дополнительных отпусков, имея в своем распоряжении подробный протокол расчета, не составит труда откорректировать автоматически рассчитанное число неиспользованных дней отпуска.
Пример
19 марта 2007 года на работу принят Насыров Семен Семенович. Он имеет право на основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней и дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней. 20 мая 2008 года он увольняется. За время работы он был в отпуске однажды, с 24 марта по 17 апреля 2007 года.
При увольнении работника из документа "Расчет при увольнении" получен протокол расчета количества неиспользованных дней отпуска (см. рис. 4). Из протокола видно, что работник использовал часть основного и часть дополнительного отпуска, а также в отчете указаны остатки отпусков на момент увольнения. Также в протоколе отображен факт ввода остатков (18 апреля 2008 г.)
Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения регистрируется документом "Начисление отпуска работникам организации". В этом документе не реализован автоматический расчет количества неиспользованных дней отпуска, поскольку предполагается, что документ будет использоваться для расчета отпускных гораздо чаще, нежели для расчета компенсации отпуска, и расчет остатка отпуска при каждом вводе нового документа не целесообразен. Более того, в случае компенсации отпуска без увольнения, работодатель вовсе не обязательно будет единовременно компенсировать работнику весь остаток неиспользованного отпуска. При проведении такого документа, система фиксирует факт компенсации и учитывает его при дальнейшем расчете остатка отпуска.
Управленческий учет
В управленческом учете основной задачей механизма расчета остатков отпусков является определение положенного размера отпуска для целей планирования отпусков.
Размер ежегодного управленческого отпуска, одинаковый для всех сотрудников предприятия, хранится в регистре сведений "Учетная политика по персоналу" и указывается в рабочих днях. Если в регистре нет ни одной записи, размер отпуска принимается равным 20 рабочим дням. Если запись в регистре есть, но количество дней отпуска не указано, размер отпуска принимается равным 0.
Кроме основного ежегодного управленческого отпуска, работники могут иметь право на отгулы, то есть дополнительные дни к отпуску. Право на такие отгулы чаще всего зависит не от служебного положения (т. е. должности) работника, а возникает вследствие конкретных заслуг: переработок, сверхурочных, досрочного выполнения работы и пр.
Поэтому приобретение права на отгулы для всех категорий работников регистрируется в системе специальным документом "Право на дополнительные дни отпуска" (см. рис. 5).
Рис. 5
Остатки управленческих отпусков работников отображаются в отчете "Управленческие отпуска сотрудника", вызываемого из карточки сотрудника. Отметим, что в управленческом учете рабочим годом считается календарный год с 1 января по 31 декабря или с момента приема работника на работу до конца года.
Планирование отпусков осуществляется с помощью инструмента утверждения отпусков "График отпусков".
Двойной щелчок мыши на фамилии работника позволяет открыть карточку отпусков работника, в которой отмечаются все утвержденные и фактически использованные отпуска, а также остаток отпуска на текущий момент. С помощью кнопки "Подробнее по отпускам" можно сформировать отчет обо всех событиях, влияющих на продолжительность отпуска работника: приеме на работу, получении права на отгулы, приказе об отпуске (см. рис. 6).
Рис. 6
Из карточки отпусков работника можно запланировать отпуск, то есть создать документ "Планирование отпуска". При выборе дат начала и окончания отпуска в графе "Примечание" автоматически сформируется строка комментария, содержащая сведения о том, отпуск за какие периоды и какой продолжительностью будет израсходован (см. рис. 7).
Рис. 7
Алгоритм расчета следующий: система рассчитывает остаток неиспользованных дней отпуска на последний день планируемого отпуска, вычитает из них остаток за прошлые годы, и получает количество дней, которые приходятся на будущий период. Подробнее этот алгоритм проиллюстрирован в отчете по отпускам.
Для того чтобы зарегистрировать в системе тот факт, что работник действительно ушел в отпуск, необходимо сформировать документ "Отсутствие на рабочем месте" с указанием причины неявки "Ежегодный отпуск" на период отпуска.
После проведения документа в карточке отпусков работника отобразится произошедшее событие. Также оно отобразится и в отчете по отпускам (см. рис. 8).
Рис. 8
Механизм расчета и хранения остатков отпусков
Нужно еще немного рассказать о самом механизме расчета и хранения остатков отпусков. В системе реализованы справочники "Остатки отпусков организаций прошлых лет" (для регламентированного учета) и "Остатки отпусков прошлых лет" (для управленческого учета) - см. рис. 9. Они предназначены для того, чтобы хранить остатки неиспользованных дней ежегодных отпусков за прошлые года, без учета фактических отпусков текущего рабочего года. При начале работы системы эти справочники пусты. В этом случае при проведении документов система будет рассчитывать остатки отпусков работников, начиная с дат их приема на работу.
Заполнить остатки отпусков можно с помощью одноименной кнопки на панели инструментов основной формы соответствующего справочника. При этом программа автоматически пересчитает остатки отпусков за те рабочие годы, по которым не зафиксированы остатки. Факт фиксации остатков отражается в соответствующем отчете по отпускам.
Заполнить остатки отпусков необходимо также при начале эксплуатации программы, при вводе начальных данных. Если предприятие существует уже некоторое время, то чаще всего приказы о приеме на работу сотрудников, перемещениях и увольнениях переносятся полностью, а данные о приказах по отпуску - только за последние год-два. В этом случае для обеспечения корректного расчета остатка отпуска необходимо ввести данные об остатках отпусков либо на дату начала ведения учета в программе, либо на текущую дату (за последний рабочий год).
Ввести остатки отпусков вручную, после того как их зафиксировали, можно в форме элемента справочников "Остатки отпусков организаций прошлых лет" или "Остатки отпусков прошлых лет". Основные формы справочников состоят из двух частей: списка работников и расшифровки остатка отпусков по работнику (см. рис. 9). В зависимости от положения курсора в левой части формы, в правой части отображаются данные об остатках отпусков по указанному работнику. С помощью кнопки "Изменить" (или двойного щелчка мышью на любом поле правой части формы справочника, или нажатия Enter) может быть открыта форма элемента, содержащая информацию по одному выбранному работнику. В форме отобразятся строки, соответствующие всем видам отпусков за все годы работы сотрудника. В каждой из этих строк в графе "Количество дней" нужно указать количество неиспользованных работником дней отпуска за указанный в строке год.
Фиксировать остатки отпусков можно и автоматически, с помощью регламентного задания (см. рис. 10). Настраивается автоматическая фиксация отпусков с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов основной формы справочника.
Рис. 10
Для регламентного задания должно быть указано расписание, по которому оно будет выполняться. Гибкий механизм настройки расписания позволяет настроить выполнение по часам, дням недели, месяцам. После настройки регламентного задания процедура фиксации остатков отпусков будет запускаться автоматически по указанному расписанию.
Отметим, что исполнение регламентных заданий зависит от режима работы системы.
В клиент-серверном варианте дополнительных настроек не требуется, задачи регламентного задания выполняются на сервере от имени того пользователя, который указан в регламентном задании.
В файловом же варианте работы необходимо, чтобы в форме "Настройка параметров учета" на закладке "Обмен данными" был указан пользователь, от имени которого в системе будет настроено выполнение регламентных заданий (чаще всего, это фиктивный пользователь, созданный специально для выполнения таких функций). Необходимо также, чтобы сессия этого пользователя была запущена в то время, когда должны выполняться задачи регламентного задания.
Таким образом, в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" реализован эффективный механизм планирования отпусков, позволяющий менеджерам по персоналу получать актуальную информацию о праве работников на отпуск и о продолжительности этого отпуска. Также в программе реализован алгоритм расчета остатка неиспользованных дней отпуска (или неотработанных дней отпуска) для расчета работника при увольнении.
- Введенные данные в поля таблиц «Отсутствие на рабочем месте без причин» и «Отпуск по уходу за ребенком» будут соразмерно вычитать дни отпуска.
- Введенные данные в поля таблицы «Отпуск без сохранения заработной платы» также будут соразмерно вычитать дни отпуска за исключением первых 14 календарных дней в каждом годе.
- Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат вы можете сохранить в doc-файл. Примите также во внимание:
- Используйте кнопку «Сегодня» (кружок с точкой) для быстрой вставки текущей даты.
- Используйте добавление, удаление и очищение нужных полей соответствующими кнопками для более быстрого и удобного внесения и изменения информации.
О калькуляторе для расчета количества дней отпуска Калькулятор отпускных дней легко позволит узнать, какое количество суток отпуска накоплено работником на тот или иной момент.
Как правильно рассчитать остаток неиспользованных дней отпуска
Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков). В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»: А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням.
Это число получается в результате следующего расчета: Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12; КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015. ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас — с 31.05.2015 по 23.07.2015).
Внимание
КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней). У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.
Рассмотрим детальный способ ввода остатков. Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.
Калькулятор дней отпуска
Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму: В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле: Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12; В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.
Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск.
Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе. Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
1с учет
Важно
Создавать резерв исходя из количества неотгулянных дней оплачиваемого отпуска, заработанного работником на конец каждого месяцаВ этом случае сумма резерва по каждому работнику рассчитывается нарастающим итогом на конец каждого месяца по формуле: Резерв на оплату отпуска на конец месяца = (Среднедневная зарплата работника + Среднедневная зарплата работника х Тариф страховых взносов) х Количество дней отпуска на которые работник имеет право на конец отчетного месяца За каждый полностью отработанный месяц в общем случае работник зарабатывает 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) отпуска. Если месяц отработан не полностью, то остаток, составляющий менее половины месяца, исключается из подсчета, а остаток более 15 дней округляется до полного месяца (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв.
НКТ СССР 30.04.1930 N 169; Письмо Роструда от 26.07.2006 N 1133-6).
Как рассчитать остатки отпусков
Период Положено Использовано Остаток с по 01.12.2000 30.11.2001 49 49 0 01.12.2001 30.11.2002 49 28+24 -3 01.12.2002 30.11.2003 49 25+13+8 3 01.12.2003 30.11.2004 49 10+28 11 01.12.2004 30.11.2005 49 25+30 -6 01.12.2005 30.11.2006 49 5 44 01.12.2006 30.11.2007 49 20+21 8 01.12.2007 30.06.2008 28,58 8+18 2,58 01.07.2008 30.11.2008 11,67 — 11,67 01.12.2008 30.11.2009 28 — 28 01.12.2009 30.11.2010 28 — 28 ИТОГО 439,25 312 127,25 Как получились дробные дни. На рисунке 1 показаны условия предоставления плановых отпусков.
Для ежегодного очередного отпуска указана дата окончания – 30.06.2008. За период с 01.12.2007 по ев. 49 дн. / 12 мес. * 7 мес.
28,58 дней.
Инфо
Новые условия для ежегодного очередного отпуска начинают действовать с 01.07.2008 г., следовательно, за период с 01.07.2008 по 30.11.2008 – 5 месяцев. 28 / 12 * 5 = 11,67 дней. Теперь вступает в силу вторая настройка – округление.
Как рассчитать остатки отпусков в 1с
Основноепроизводство» 96, субсчет»Резерв на оплатуотпусков» 10 927,72 Петров был принят на работу 15 марта, с 15 по 31 марта он отработал17 календарных дней. Таким образом, на 31 марта Петров имеет правона 2,33 дня отпуска В апреле на дату ухода Иванова в отпуск Отпускные выплаты списаныза счет резерва 96, субсчет»Резерв на оплатуотпусков» 70 «Расчетыс персоналомпо оплате труда» 14 000,00 Взносы во внебюджетныефонды с отпускных выплатсписаны за счет резерва 96, субсчет»Резерв на оплатуотпусков» 69 «Расчетыпо социальномустрахованиюи обеспечению» 4 760,00 При любом варианте учета может получиться так, что средств начисленного резерва в каком-либо месяце окажется недостаточно для покрытия расходов (отпускных выплат и начисленных на них страховых взносов).
Как рассчитать остатки по отпускам
После инвентаризации с остатками резерва или суммой отпускных и взносов, на которые его не хватило, нужно поступить следующим образом (Пункты 3 — 5 ст. 324.1 НК РФ). Пример. Расчет остатка резерва, переносимого на следующий год Условие Организация создала резерв на оплату отпусков в сумме 100 000 руб. Директор компании Дальновидный А.А. за год отгулял только 10 дней отпуска. Остальные работники отгуляли отпуск полностью, общая сумма начисленных им отпускных (с учетом страховых взносов) составила 80 000 руб., а Дальновидному А.А. — 4400 руб.
Среднедневная сумма расходов на оплату труда Дальновидного А.А. — 440 руб.В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете. Решение Рассчитаем переносимый на следующий год остаток резерва.Шаг 1.
Определяем остаток не использованного на конец года резерва, он равен 15 600 руб. (100 000 руб. — 80 000 руб.
- с 06.10.2006 года этот лимит вырос до 14 дней.
Что не входит в стаж для отпуска Некоторые периоды времени не будут учтены при подсчете стажа, необходимого для отпуска, а именно:
- прогул работника;
- отстранение по причине алгокольного, наркотического, токсического опьянения;
- недопуск к работе из-за незнаний или непрохождения проверки правил техники безопасности;
- работник не прошел обязательный медосмотр по своей вине;
- невозможность выполнять работу по медицинскому заключению;
- прекращение действия лицензии, обязательной для трудовой деятельности (например, водительские права, разрешение на оружие и т.п.);
- отпуск по уходу за ребёнком старше 1,5 лет.
Особенности подсчета За основу берется продолжительность ежегодного отпуска в 28 дней, если другого не установлено для особых категорий сотрудников.
Очень часто перед работниками бухгалтерии и кадровой службы встает вопрос, как рассчитать неиспользованные дни отпуска, положенные сотрудникам. Также и сами сотрудники порой хотят знать, сколько им положено дней отпуска на какую-либо дату. Как правильно произвести расчет этих дней, не обманув при этом ни работника, ни работодателя? Ниже вы найдете ответ на этот вопрос, мы рассмотрим на примерах различные ситуации, возникающие в процессе трудовой деятельности.
Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск
Для того, чтобы отправить работника в отпуск и , нужно знать количество дней положенного ему отпуска. А для этого сначала необходимо рассчитать отпускной стаж работника, то есть период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Статья 121 ТК РФ подробно раскрывает, какие периоды следует учитывать при расчете стажа, а какие нужно исключить.
В стаж работы, дающий право на отпуск включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось его место работы;
- время вынужденного прогула не по вине работника;
- время отстранения от работы в связи с не прохождением медосмотра не по вине работника;
- отпуск без содержания, предоставляемый работнику по его просьбе, в пределах 14 дней.
В стаж работы, дающий право на отпуск не включаются:
- время отсутствия на рабочем месте без уважительной причины;
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск без содержания, предоставляемый работнику по его просьбе, свыше 14 дней.
Как правило, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в количество 28 дней за рабочий год - это основной оплачиваемый отпуск. В некоторых случаях к основному отпуску добавляется еще дополнительный оплачиваемый отпуск. Он предоставляется для некоторых категорий работников, указанных в ТК РФ, подробно о дополнительном оплачиваемом отпуске можно прочитать в статье: “ “.
Работник имеет право взять отпуск после того, как отработает 6 месяцев. Если сотрудник отработал полные 11 месяцев, то он имеет право на 28 дней основного отпуска.
При подсчете отпускного стажа из отработанного периода вычитаются не учитывающиеся периоды, полученный период выражается в полных месяцах. Неполный месяц округляется до одного месяца, если отработано более половины дней в этом месяце. Если отработано менее половины, то этот неполный месяц не учитывается. Например, если стаж работы, 10 месяцев 10 дней, то 10 дней учитываться не будут. А если отработано 10 месяцев 20 дней, то итого стаж работы будет 11 месяцев.
Формула для расчета неиспользованных дней отпуска
После того, как определен стаж работы, дающий право на отпуск, можно рассчитать количество дней отпуска, положенных согласно этому стажу. Для этого нужно воспользоваться следующей формулой:
Примеры расчета неиспользованного отпуска
#1. Если сотрудник был в отпуске без содержания
Согласно ТК РФ в стаж работы включаются только 14 дней отпуска без содержания. Иванов отдыхал 20 дней без содержания, значит 6 дней нужно будет исключить из его стажа. Время основного отпуска из стажа исключать не нужно.
1. Расчет отпускного стажа
С 10.08.2011 по 09.08.2012 было отработано 12 полных месяцев.
С 10.08.2012 по 22.04.2013 было отработано 8 месяцев 12 дней.
Исключаем 6 дней отпуска без содержания.
Итого стаж = 12 мес. + 8 мес. 12 дней - 6 дней = 20 мес. 6 дней.
6 дней не учитываем, так как отработано меньше половины месяца. Значит, итоговый отпускной стаж - 20 месяцев.
2. Формула расчета дней неиспользованного отпуска
Дни неиспользованного отпуска = 28 / 12 * 20 - 28 = 18,67 дней.
#2. Если сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком
1. Расчет отпускного стажа
Стаж будет исчислять с 01.03.2010 по 21.04.2013.
Отпуск по уходу за ребенком следует исключить из стажа, дающего право на отпуск.
Всего в периоде с 01.03.2010 по 21.04.2013 - 37 месяцев и 21 дней.
Исключаем период с 10.10.2010 по 20.06.2012, то есть 19 месяцев и 10 дней.
Итого отпускной стаж = 18 месяцев и 11 дней. 11 дней не учитываем, получаем стаж 18 полных месяцев.
2. Неиспользованные дни отпуска. Формула расчета
28 / 12 * 18 = 42 дня отпуска положено Петровой.
#3. Если сотрудник увольняется, не отработав 11 месяцев
Отпускной стаж: с 01.08.2012 по 31.03.2013 - это полных 8 месяцев, плюс 7 дней в июле и 22 дня в апреле, итого 8 месяцев 29 дней, округляем до 9 полных месяцев. Дни больничного исключать из стажа не нужно.
Дни отпуска = 28 / 12 * 9 = 21 день.
#4. Расчет неиспользованных дней отпуска при увольнении
В данном случае по окончании отпуска необходимо сделать расчет с работником, в том числе выплатить компенсацию по неиспользованному отпуску. Тут нужно не забыть, что тот период, когда сотрудник находился в последнем отпуске перед увольнением, также нужно включить в отпускной стаж, так как время основного отпуска включается в стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск.
В статье рассмотрены основные моменты, касающиеся отпускного стажа и расчета дней неиспользованного отпуска. Если у вас остались еще какие-то вопросы, касающиеся этой темы, можете задать их ниже.
Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков
Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.
В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.
В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.
В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.
Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1
При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.
В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.
Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.
В окне отчетов есть два отчета по остаткам:
- «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
- «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.
В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).
Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.
