В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» есть очень удобный и полезный отчет о контактной информации. Отчет служит для получения списка контактной информации, при этом он имеет достаточно много настроек.
Меню: Отчеты - Управление отношениями с клиентами - Отчет о контактной информации
Отчет можно сформировать по контактной информации из разных справочников:
- Контрагенты
- Контактные лица
- Пользователи
- Организации и др.
Например, можно сформировать отчет по контактной информации контрагентов.
После выбора справочника вы можете флагами отметить необходимые виды контактной информации:
Если выбрать в поле «Заполнение» вариант «Из справочника», то программа покажет все возможные виды контактной информации.
Вариант заполнения «Из регистра» подразумевает вывод в отчет только тех видов контактной информации, которые заполнены хотя бы у одного элемента справочника.
На закладках «Группировки», «Отбор» и «Сортировка» вы можете сделать другие настройки отчета. Подробнее о настройке отчетов вы можете прочитать в статье «статья о настройке отчетов».
Контактная информация менеджеров компании
В каждой организации существует что-то вроде телефонной книги, с телефонами и электронными адресами сотрудников компании. Чаще всего приходится затрачивать усилия на поддержание телефонной книги в актуальном состоянии. Если заполнять все контакты менеджеров в программе, формирование телефонной книги займет всего несколько секунд.Зайдем в справочник «Пользователи» и заполним контактную информацию сотрудников.
Меню: Сервис - Пользователи - Список пользователей
Откроем пользователя и перейдем на закладку «Адреса и телефоны». По умолчанию присутствует только один вид контактной информации - «Служебный адрес электронной почты пользователя», заполним его:
Введем мобильный телефон пользователя:
Аналогичным образом необходимо внести контакты других сотрудников. Когда все контакты внесены, мы можем сформировать отчет по справочнику «Пользователи».
Настройка отчета:
Отчет по контактам контрагентов
В процессе работы часто бывает необходимо распечатать список контактной информации контрагентов.Например, может понадобиться:
- Список почтовых адресов контрагентов для заполнения конвертов и отправки писем с закрывающими документами
- Список e-mail адресов контрагентов для проведения рассылки
- Список телефонов контрагентов для проведения обзвона/опросов
Пример сформированного отчета:
Для проведения обзвона клиентов, сформируем список телефонов. Например, получим список контрагентов, которые занимаются розничной торговлей, и предложим им приобрести наши новые витрины.
Установим следующие настройки отчета:
И добавим отбор по виду деятельности контрагента:
Пример сформированного отчета:
Проверка контрагента по ИНН позволит вам убедиться в том, что ваш будущий поставщик (покупатель, заемщик или т.д.) не является фирмой-однодневкой. Сделки с однодневками привлекают внимание налоговиков и увеличивают вероятность проведения налоговой проверки вашей компании.
Кроме того, расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у однодневок и вычет предъявленного ими НДС могут быть признаны необоснованными.
По итогам проверки своего контрагента составьте справку, в которой зафиксируйте собранную информацию.
Образец справки о проверке контрагента на добросовестность
Сервисы на сайте ФНС
Проверку проводите через электронные сервисы на сайте ФНС и ФМС:
- «Сведения о государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, крестьянских (фермерских) хозяйств» . Если организация существует, вы увидите информацию о ее ИНН, ОГРН, юридическом адресе, ФИО руководителя и учредителей, видах деятельности;
- «Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке» ;
- «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года» ;
- «Сведения, опубликованные в журнале Вестник государственной регистрации о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц». Исключение из ЕГРЮЛ приравнивается к ликвидации;
- «Проверка по списку недействительных российских паспортов» . Здесь вы можете проверить данные паспорта руководителя контрагента.
Выписка из ЕГРЮЛ
Можно получить в своей налоговой инспекции выписку из ЕГРЮЛ со сведениями о контрагенте. Это платная процедура:
- 200 руб. за предоставление выписки на бумаге в течение 5 рабочих дней со дня подачи запроса;
- 400 руб. за предоставление выписки на бумаге на следующий рабочий день со дня подачи запроса.
Зарегистрировавшись на сайте ФНС, можно получить бесплатную выписку с помощью сервиса «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа». Выписка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.
Документы от контрагента
Еще одно подтверждение проявления вами осмотрительности при выборе контрагента – это запрос у него документов, подтверждающих государственную регистрацию организации (копия устава, свидетельства о госрегистрации), полномочия руководителя (копии решения о назначении руководителя, страниц паспорта), ведение деятельности (бухгалтерская отчетность за год, предшествующий году совершения сделки), право на ведение определенных операций, если сделка касается лицензируемой деятельности (копия лицензии).
Все эти документы также приложите к оформленной справке о результатах проверки контрагента.
ФНС не советует компаниям сотрудничать с партнерами, у которых есть отметка о недостоверных сведениях в ЕГРЮЛ. Такая отметка предупреждает, что работать с контрагентом рискованно (информация на сайте ФНС от 01.09.17).
Налоговики рекомендуют проверять партнеров каждый квартал. Но недостаточно пробить контрагента только на сайте nalog.ru. Надо изучить еще много официальных ресурсов: реестры недобросовестных поставщиков, Генпрокуратуры, службы приставов и т. д. Хотя можно поступить проще — воспользоваться сервисом «Проверка контрагентов» на . Он объединил в себе все известные легальные источники о контрагентах.
Узнайте о контрагенте
Чтобы получить досье на контрагента, внесите в строку поиска ИНН, ОГРН или название компании, которую хотите проверить. Нажмите на кнопку . Сервис найдет компанию — кликните на нее. На экране увидите сведения о компании и рекомендации от сервиса.
Когда потенциальный партнер надежный, сервис сообщит, что с ним можно работать. Это значит, что у компании хорошая деловая репутация, нет финансовых рисков и затяжных судебных споров, она не в стадии ликвидации. Но перед заключением договора все-таки проверьте, достаточно ли у организации ресурсов для выполнения договора.
Когда у потенциального партнера проблемы, сервис предупредит надписью «Не рекомендуем работать». Рядом указана причина. Например, есть недостоверные записи в ЕГРЮЛ или компания на стадии банкротства. Причину, почему сервис решил дать негативный отзыв, вы увидите рядом.
Сервис может посоветовать дополнительно проверить партнера. Например, если компания недавно открылась и у нее еще недостаточно опыта, партнер судится или есть налоговая недоимка.
Получите полную информацию о партнере
Уровень надежности компании сервис определяет по ряду критериев. Сервис оценивает признаки фирмы-однодневки, платежеспособность и наличие ресурсов, риски неисполнения обязательств, деловую репутацию и опыт. Если нажать на « », можно узнать о них подробнее.
Но более полную информацию вы увидите в отчете по контрагенту (вкладка «Скачать отчет» → «По контрагенту»). В него мы включили итоговые сведения из бухотчетности и ЕГРЮЛ, данные об арбитражных делах партнера и исполнительного производства. Из отчета вы узнаете, какие ведомства проверяли контрагента и нашли ли они нарушения, и т. д.
Распечатайте отчет и сохраните его как досье на партнера. Он подтвердит инспекторам, что перед заключением сделки вы проявили должную осмотрительность (см. образец).
Образец. Отчет по контрагенту (фрагмент)
По каждому пункту отчета вы можете получить более детальную информацию: скачать выписку из ЕГРЮЛ, получить баланс или узнать подробности арбитражного дела, проведенных проверок и выявленных нарушений.
Отслеживайте изменения по всем постоянным партнерам
На есть две вкладки: «Отслеживание» и «Недавно вы смотрели». Они помогут сэкономить время. Так вы быстро можете найти компании, которые недавно проверяли, и посмотреть актуальную информацию.
После того как вы проверили организацию, нажмите на кнопку «Отслеживать изменения». Все важные изменения, которые произошли с партнером, вы будете видеть на главной странице сервиса во вкладке «Отслеживание».
Но воспользоваться функцией отслеживания могут только постоянные пользователи сервиса.
Как воспользоваться сервисом
« » — платный сервис. Тарифы вы можете посмотреть на сайте в разделе «Цены». Но можете бесплатно воспользоваться им прямо сейчас и оценить все преимущества программы.
Получите пробный доступ и успейте проверить своих партнеров. Он действует всего сутки. Используйте это время с максимальной пользой. Вы можете:
— составить досье на каждого контрагента;
— проверить, не связаны ли ваши партнеры с однодневками и сомнительными компаниями;
— узнать, есть ли у партнеров недостоверные сведения в ЕГРЮЛ;
— посмотреть последние изменения в ЕГРЮЛ;
— проверить директора на массовость.
Заходите на сайт и проверяйте ваших контрагентов на благонадежность.
В компании можно назначить работника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Документ можно оформить так, как это делают частные сыщики для клиентов.
Письменный отчет о результатах проверки надежности контрагента для заключения поставки поможет доказать инспекторам, что компания проявила осмотрительность. Образец отчета для компании можно посмотреть и скачать по ссылке ниже.
Как составить отчет о результатах проверки контрагента
Данные из реестра . Скачайте выписку с egrul.nalog.ru и приложите к отчету. У выписки должна быть более ранняя дата, чем у договора, который вы заключите с поставщиком. Иначе налоговики не поверят, что вы проверяли контрагента до сделки.
Фотографии . С разрешения будущего контрагента сфотографируйте его офис. Снимки приложите к отчету. Они докажут налоговикам, что на момент сделки компания работала и ваш представитель ее посещал.
Личность директора . Представитель компании должен убедиться, что внешность руководителя поставщика соответствует фотографии в паспорте. Результат проверки запишите в отчете.
Дисквалификация . Можно бесплатно проверить данные на egrul.nalog.ru>«Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц». В этом случае сделайте скриншот с результатами поиска и заверьте. За 100 рублей налоговики выдадут бумажную справку о том, что директор не дисквалифицирован.
Формулировки . В отчете должны быть точные формулировки. Например, не стоит писать «деловая репутация контрагента не вызывает сомнений». Выводы нужно подтверждать фактами.
Образец отчета по проверке благонадежности контрагента
Генеральному директору ООО «Компания»
Астахову И.И.
от менеджера по закупкам Петрова С.П.
Письменный отчет
о результатах проверки надежности ООО «Поставщик» для заключения договора поставки
город Москва
Петров С.П. оценил надежность ООО «Поставщик». Для этого проверил адрес местонахождения, данные руководителя, деловую репутацию и финансовое состояние организации.
1. Адрес. По ЕГРЮЛ юридический адрес ООО «Поставщик»: г. Москва, ул. Большая Семеновская, дом 40, офис 503.
При осмотре Петров С.П. установил, что по данному адресу находится бизнес-центр «Агат». Главным арендодателем помещений является ООО New Live Group (ИНН 7719753422/КПП 771901001/ОГРН 1107746499552/ОКПО 66879100).
По информации ООО New Live Group ООО «Поставщик» значится в реестре арендаторов БЦ «Агат» и занимает помещение № 503.
На сайте ООО «Поставщик» www.postavschik.ru также записан юридический адрес: г. Москва, ул. Большая Семеновская, дом 40, офис 503. Из этого следует, что информация об адресе на сайте контрагента, в ЕГРЮЛ и у арендодателя совпадают.
При посещении офиса № 503 в качестве будущего клиента ООО «Поставщик» Петров С.П. установил, что компания находится по адресу. Помещение оборудовано для работы, в офисе присутствуют сотрудники, ведут телефонные и личные переговоры с клиентами (фотографии прилагаются).
2. Руководитель. По данным выписки из ЕГРЮЛ учредителем и директором ООО «Поставщик» является Иванов И.П. (паспорт серии 45 04 № 345678, выдан 28 сентября 2015 года ОВД «Гольянова» г. Москвы, к/п 772-050, копия прилагается). Назначен директором приказом № 23/2 от 5 декабря 2006 года (копия прилагается). Во время предварительных переговоров личность директора подтверждена.
Директор не числится в базе дисквалифицированных лиц (прилагается справка об отсутствии сведений об Иванове И.П. в реестре)
По данным egrul.nalog.ru Иванов И.П. не является массовым руководителем (прилагается скриншот с egrul.nalog.ru, результат поиска по базе «Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц»).
3. Финансовое состояние. При проверке на сайте fedresurs.ru Петров С.П. установил, что уставный капитал организации составляет 1 000 000 рублей. При проверке бухгалтерской отчетности, которую представило ООО «Поставщик» уставный капитал составляет 1 985 459 рублей.
Директор ООО «Поставщик» сообщил, что данные сайта неточные, уставный капитал организации увеличился в 2017 году. Директор ООО «Поставщик» в качестве доказательства предоставил решение об увеличении капитала от 17 января 2017 года (прилагается к отчету).
По данным налоговой декларации прибыль ООО «Поставщик» за 2016 год составила 2 300 000 рублей.
За ООО «Поставщик» не числится долгов, в том числе налоговых и долгов во внебюджетные фонды. Исполнительских производств в отношении компании судебные приставы не ведут (прилагаются скриншоты с результатами проверки с egrul.nalog.ru, fssprus.ru).
4. Деловая репутация. Петров С.П. проверил, участвует ли ООО «Поставщик» в судебных спорах. При поиске судебных решений на сайтах kad.arbitr.ru, arbitr.ru, msk.arbitr.ru, rospravosudie.com судебных разбирательств с участием ООО «Поставщик» в качестве ответчика не выявлено.
Паськова Марина
В этой статье мы приведем несколько способов формирования предприятием отчета по контрагентам и их контактным данным в программах "1С:Управление торговлей", ред. 10.3 и 11, "1С:Комплексная автоматизация", "1С:Управление производственным предприятием".
Управление торговлей, ред. 10.3 и 11, Комплексная автоматизация, Управление производственным предприятием
Способ 1.
Заходим в меню "Отчеты" - "Управление отношениями с клиентами" - "Отчет о контактной информации" . В настройках отчета выбираем "Объект учета" - "Контрагенты" , в табличной части указываем какую контактную информацию необходимо вывести в отчет.
На закладке "Группировки" можно указать дополнительный поля, по которым необходимо сгруппировать данные в отчете, например это может быть поле "Регион"
На закладке "Отбор" может, к примеру, установить отбор по определенной папке контрагентов или указать, что в отчет необходимо вывести только контрагентов-покупателей.
Нажимаем на кнопку "Ок" и сформируем отчет.
Способ 2.
В предыдущий отчет нет возможности вывести дополнительные поля из карточки контрагента (их можно указать только в разделе группировок, но тогда отчет принимает нечитаемый вид).Их можно получить другим способом.
Зайдемв справочник "Контрагенты" и щелкнув правой кнопкой мыши выберем команду "Вывести список" .
Теперь отмечаем галочками нужные поля и нажимаем "Ок" .
Способ 3.
Бывает, что не все поля из карточки контрагента выведены в форму списка. В этом случае их можно получить следующим образом: заходим в меню "Сервис" - "Универсальные обработки" - "Групповая обработка справочников и документов" (либо через меню "Операции " - " Обработки " - " Групповая обработка ").
Указываем параметры как показано на рисунке (дополнительно можно установить необходимые отборы).
Нажимаем кнопку "Отобрать" . После этого как и в предыдущем примере выбираем команду "Вывести список" и устанавливаем галочку в нужных полях.
Управление торговлей, ред. 11
Способ 1.
В УТ11 интересующие нас данные хранятся в двух справочника - "Партнеры" и "Контрагенты" .
Вывести информацию из обоих этих справочников можно через команду"Все действия" - "вывести список".
Обратите внимание, что справочник "Контрагенты" не вынесен в основное меню программы. Зайти в него можно через "Все функции" - "Справочники" - "Контрагенты"
Способ 2.
В справочнике "Партнеры" можно воспользоваться командой " Досье партнеры " . Для того, чтобы сформировать досье сразу по нескольким партнерам необходимо выделить их мышкой, удерживая кнопку Ctrl (команда Ctrl+А выделит сразу весь список).
Программа выведет отчет по контактным данным партнеров и подчиненных им контрагентам.
Внимание: по умолчанию в отчет выводится так же дополнительная информация по соглашениям и взаиморасчетам с партнерами, ее можно отключить при помощи соответствующих галочек в шапке отчета.
